Zoom: Die geheimen Funktionen, die Sie kennen sollten

Da die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und die Schüler von zu Hause aus lernen, um die Verbreitung von Coronaviren zu minimieren, sind beliebte Videokonferenzanwendungen wie Zoom für das Leben der Menschen von entscheidender Bedeutung geworden. Alles in allem bietet diese erstaunliche Videokonferenzplattform noch mehr, das ins Auge fällt. Im Allgemeinen gibt es verschiedene nützliche Tricks und Hacks, mit denen jedes Meeting Spaß macht und effektiv ist. Hier sind die geheimen Funktionen, die Sie über Zoom wissen müssen.

Besprechungen automatisch planen

Wenn Sie viele Besprechungen abhalten, aber keinen Assistenten haben, sollten Sie Zoom mit Ihrem Kalender verbinden. Wenn beispielsweise eine Person einen Termin in der Planungs-App von Zoom bucht, erstellt die App automatisch ein Zoom-Meeting und fügt es Ihrem ausgewählten persönlichen Kalender hinzu.

Um den Automatisierungsprozess zu vereinfachen, können Sie mehrere Schritte ausführen, um die Besprechungsdetails über Chat-Anwendungen mit Ihrer Gruppe zu teilen.

Erstellen Sie wiederkehrende Besprechungen

Mit Zoom können Sie wöchentliche Besprechungen, monatliche Besprechungen oder sogar andere regelmäßig geplante Anrufe erstellen. Tatsächlich bietet die Verwendung dieser Einstellung einige Vorteile. Erstens können Sie alle Anrufeinstellungen jederzeit sperren. Zweitens verwenden die wiederkehrenden Aufrufe immer dieselbe Join-URL. Damit müssen Sie den Teilnehmern nicht jedes Mal, wenn Sie eine Besprechung abhalten, eine neue Beitritts-URL senden.

Wenn Sie häufig Besprechungen mit ähnlichen Gruppen abhalten, jedoch nicht regelmäßig, können Sie sich für eine Option entscheiden, die als Keine feste Zeit bezeichnet wird. Grundsätzlich können Sie mit dieser Funktion ähnliche Einstellungen und Besprechungs-IDs wiederholt mit demselben Team verwenden, unabhängig davon, wo Sie zusammenkommen. Diese Option ist bei Bildungsgruppen beliebt, die Zoom als virtuelles Klassenzimmer verwenden.

Notieren Sie das Meeting

Mit Zoom können Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen. Dies ist eine nützliche Funktion, mit der Sie die Besprechung für Mitglieder freigeben können, die sie verpasst haben. Bei der Aufnahme müssen Sie auswählen, ob Sie die lokale oder die Cloud-Option verwenden möchten.

Lokaler Speicher bedeutet, dass Sie die Videodatei auf Ihrem PC oder einem anderen Speichergerät speichern. Auf der anderen Seite steht das Cloud-Speichern nur den bezahlten Mitgliedern zur Verfügung, und Zoom speichert die Datei in seinem Cloud-Speicher. Das Beste am Cloud-Speicher ist, dass Sie das Video von einem Webbrowser streamen können, sobald es fertig ist.

Siehe die Teilnehmer

Angenommen, Sie möchten mit Zoom eine obligatorische Veranstaltung abhalten, z. B. einen Vortrag oder die Jahresversammlung des Unternehmens. Vielleicht möchten Sie die Begleiter kennenlernen. Nun, Zoom gibt Ihnen nach Abschluss des Meetings einen Bericht mit den Teilnehmern. Sie finden die Teilnehmerliste, indem Sie zu Ihrer Zoom-Kontoverwaltung und dann zum Abschnitt Berichte navigieren.

Suchen Sie im Abschnitt "Berichte" nach Nutzungsberichten und tippen Sie anschließend auf "Besprechung", um die gewünschte Besprechung zu erhalten. Wählen Sie anschließend den Berichtstyp und den Datumsbereich aus, um den Bericht zu erstellen.

Co-Host Ihrer Meetings

Bei Besprechungen können mehrere Personen an der Spitze stehen. Ein HRM möchte möglicherweise eine Besprechung zusammen mit einem Exekutivmitglied kooperativ regeln. Andernfalls kann ein Team mit mehr als einem Lead es vorziehen, das Meeting gemeinsam auszurichten, anstatt dass ein Mitglied das gesamte Meeting ausrichtet. In jeder Situation können Sie ein Zoom-Meeting abhalten und mehr als ein Mitglied an der Spitze haben.

Um die Co-Hosting-Tools verwenden zu können, müssen Sie sie zuerst in den Besprechungseinstellungen von Zoom aktivieren. Suchen Sie nach der Registerkarte Besprechung und wählen Sie die Option Co-Host. Warten Sie anschließend, bis Ihr Co-Host beitritt, wenn Sie mit dem Meeting beginnen. Fügen Sie den Co-Host-Teilnehmer hinzu, indem Sie auf die drei Punkte tippen, die angezeigt werden, nachdem Sie den Mauszeiger über die Videobox bewegt haben.

Sie können auch zum Fenster der Teilnehmer wechseln, die Schaltfläche "Teilnehmer verwalten" auswählen und mit der Maus über den Namen des Co-Hosts fahren. Tippen Sie auf "Mehr", um die Option "Co-Host erstellen" zu finden.

Segmentieren Sie das Meeting in Breakout-Räume

Es ist unmöglich, einem Meeting zu folgen, wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen. Wenn Sie also in einem kleinen Team etwas besprechen müssen, sollten Sie die Breakout-Room-Funktionalität verwenden, um die Ablenkung der Hauptgruppe zu verringern. Der Gastgeber kann die Teilnehmer des Meetings entweder automatisch oder manuell in diese separaten Sitzungen aufteilen.

Wenn Sie eine starten möchten, gehen Sie zu "Kontoverwaltung" und tippen Sie auf "Einstellungen". Tippen Sie auf der Registerkarte "Besprechung" auf "Breakout Room". Stellen Sie sicher, dass die Option aktiviert ist. Wenn nicht, überprüfen Sie, ob der Besprechungsadministrator diese Option im Einstellungsmodul für Ihre Besprechung aktiviert hat.

Verbessern Sie Ihr Aussehen

Wenn die Pflege Ihrer Haare, das Auftragen von Make-up oder das tägliche Duschen eingeschränkt sind, seit Sie von zu Hause aus arbeiten, sind Sie nicht allein. Wenn Sie dennoch für Ihre Zoom-Meetings präsentabel aussehen möchten, gibt es eine Möglichkeit, diese auf der Plattform zu fälschen. Klicken Sie unter den Videoeinstellungen auf die Schaltfläche "Mein Aussehen verbessern", um Ihre Haut durch Auftragen eines virtuellen Make-ups zum Leuchten zu bringen.